Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 26 oktober 2026

Bij Poda A/S hechten wij veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, hoe wij deze gebruiken, met wie wij deze delen en welke rechten u heeft.

Deze privacyverklaring is van toepassing op webshop.poda.com in Denemarken, Zweden, Noorwegen, Duitsland en Nederland.

Particuliere klanten kunnen via onze webshop bestellen in Denemarken en Zweden. In Noorwegen, Duitsland en Nederland bieden wij momenteel nog geen online verkoop aan particuliere klanten aan. Erkende Poda Partners kunnen in alle vijf de landen gebruikmaken van een partneraccount.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Poda A/S is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in verband met de webshop in alle vijf de landen.

Poda A/S
Alfarvejen 48, Osted
4320 Lejre
Denemarken

Deens ondernemingsnummer (CVR): 70979616
E-mail: info@poda.com
Telefoon: +45 46 34 01 00
Webshop: webshop.poda.com

Heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens? Dan kunt u contact met ons opnemen via info@poda.com.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wanneer u een aankoop doet in onze webshop, contact met ons opneemt of zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

Naam
E-mailadres
Telefoonnummer
Adres en bezorggegevens
Bestelgeschiedenis en aankoopgegevens
Bedrijfsgegevens wanneer u namens een bedrijf handelt
Gegevens die u zelf verstrekt via ons contactformulier
Gegevens over uw aanmelding voor onze nieuwsbrief
Relevante betalings- en transactiegegevens
Technische gegevens over het gebruik van de webshop, voor zover de verwerking noodzakelijk of wettelijk toegestaan is

Wij verwerken uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor de betreffende doeleinden.

3. Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Verwerking van bestellingen

Wanneer u producten bestelt via onze webshop, gebruiken wij uw gegevens om uw bestelling te registreren en te verwerken, de betaling af te handelen, een orderbevestiging te versturen en de levering te verzorgen.

De rechtsgrondslag hiervoor is artikel 6, lid 1, onder b, van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), omdat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst.

Boekhouding en administratie

Wij verwerken relevante bestel- en betalingsgegevens voor onze boekhouding, financiële administratie en het nakomen van wettelijke verplichtingen.

De rechtsgrondslag hiervoor is artikel 6, lid 1, onder c, van de AVG.

Klantenservice en contactformulier

Wanneer u contact met ons opneemt via ons contactformulier, per e-mail of telefonisch, verwerken wij de gegevens die u verstrekt om uw vraag te kunnen beantwoorden.

Afhankelijk van de aard van uw verzoek is de rechtsgrondslag artikel 6, lid 1, onder b of f, van de AVG.

Nieuwsbrief

Wanneer u zich actief aanmeldt voor de nieuwsbrief van Poda, gebruiken wij uw naam en e-mailadres om u nieuws, aanbiedingen en relevante productinformatie te sturen.

Aanmelding is vrijwillig. Wij gebruiken Mailchimp voor het beheren en versturen van onze nieuwsbrieven.

U kunt zich op ieder moment afmelden via de afmeldlink onderaan onze nieuwsbrieven.

Wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, is de rechtsgrondslag artikel 6, lid 1, onder a, van de AVG. Het versturen van nieuwsbrieven gebeurt daarnaast in overeenstemming met de toepasselijke regels voor elektronische marketing.

Beheer van partneraccounts

Erkende Poda Partners kunnen via een persoonlijke login toegang krijgen tot de webshop.

In verband met het partneraccount verwerken wij relevante contactgegevens, bedrijfsgegevens, accountgegevens en bestelgegevens om de samenwerking met onze partners te beheren en bestellingen af te handelen.

Particuliere klanten kunnen in de landen waar online verkoop wordt aangeboden zonder account bestellen.

De rechtsgrondslag is, afhankelijk van de omstandigheden, artikel 6, lid 1, onder b of f, van de AVG.

4. Betalingen

Wij gebruiken Quickpay als betaalgateway en Clearhaus als kaartacquirer voor de verwerking van kaartbetalingen.

Wanneer u een betaling uitvoert in de webshop, verwerken deze betaaldienstverleners de noodzakelijke betalingsgegevens om de transactie uit te voeren en te beheren.

Poda A/S ontvangt en verwerkt de betalings- en transactiegegevens die noodzakelijk zijn om de betaling te registreren, de bestelling af te handelen en te voldoen aan relevante boekhoudkundige verplichtingen.

Betalingsgegevens worden verwerkt via de beveiligde betaalsystemen van de betreffende betaaldienstverleners.

5. Orderverwerking en levering

Wij gebruiken Uniconta als bedrijfs- en orderbeheersysteem.

Wanneer u een bestelling plaatst, worden de relevante klant- en bestelgegevens geregistreerd in Uniconta. Vervolgens wordt de orderbevestiging doorgestuurd naar de betreffende Poda Partner die verantwoordelijk is voor de afhandeling van de bestelling.

De gedeelde gegevens worden beperkt tot de informatie die noodzakelijk is om de bestelling te verwerken en uit te voeren, waaronder naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres en relevante bestelgegevens.

De lokale Poda Partners zijn zelfstandig verwerkingsverantwoordelijk voor hun verdere verwerking van persoonsgegevens.

Levering

In Denemarken gebruiken wij GLS voor leveringen aan zowel particuliere als zakelijke klanten.

In Zweden gebruiken wij DHL.

De betreffende vervoerders ontvangen de gegevens die noodzakelijk zijn om de levering uit te voeren, zoals naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres.

In Noorwegen, Duitsland en Nederland bieden wij momenteel nog geen reguliere online verkoop aan particuliere klanten aan.

6. Webshop, hosting en gebruikte systemen

Wij gebruiken de volgende systemen en diensten voor onze webshop:

Chainbox voor webshopfunctionaliteiten en hosting
Umbraco voor het beheren van de inhoud van onze webshop
Uniconta voor order- en klantbeheer
Quickpay en Clearhaus voor betalingsverwerking
Mailchimp voor het versturen van nieuwsbrieven
Cookiebot voor het beheren van cookietoestemmingen
Google Tag Manager voor het beheren van tags
Google Analytics 4 voor het analyseren van het gebruik van onze webshop

Persoonsgegevens en bestelinformatie worden verwerkt en opgeslagen in de relevante systemen, waaronder Uniconta.

Dienstverleners die namens Poda A/S persoonsgegevens verwerken, dienen dit te doen in overeenstemming met de geldende privacywetgeving en de relevante verwerkersovereenkomsten.

7. Cookies en gebruiksanalyse

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën om de functionaliteit van onze webshop te waarborgen en het gebruik van de website te analyseren.

Wij gebruiken Cookiebot voor het beheren van cookietoestemmingen.

Google Tag Manager wordt gebruikt om tags te beheren, waaronder Google Analytics 4.

Google Analytics 4 kan gegevens verwerken over de manier waarop bezoekers onze webshop gebruiken, zoals bezochte pagina's, interacties en technische informatie over browsers en apparaten.

Cookies en vergelijkbare technologieën die niet strikt noodzakelijk zijn, worden pas geactiveerd nadat u de vereiste toestemming heeft gegeven.

U kunt uw toestemming op ieder moment wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen van onze webshop.

Meer informatie over de afzonderlijke cookies, hun doeleinden en bewaartermijnen vindt u in ons cookieoverzicht, dat via Cookiebot beschikbaar wordt gesteld.

8. Delen van persoonsgegevens

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is om onze producten te leveren, de webshop te beheren of aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Wij kunnen relevante gegevens delen met:

Lokale Poda Partners die bestellingen verwerken
GLS en DHL in verband met leveringen
Quickpay en Clearhaus voor betalingsverwerking
Uniconta voor orderbeheer
Chainbox en relevante technische dienstverleners
Mailchimp voor het versturen van nieuwsbrieven
Cookiebot en Google voor toestemmingsbeheer en gebruiksanalyse

Afhankelijk van hun specifieke rol kunnen de ontvangers zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke of verwerker zijn in de zin van de AVG.

Wij delen geen persoonsgegevens met onbevoegde derden.

9. Doorgifte van persoonsgegevens buiten de EU/EER

Voor het beheren en versturen van onze nieuwsbrieven gebruiken wij onder andere Mailchimp.

In verband met het gebruik van Mailchimp kunnen namen en e-mailadressen worden doorgegeven aan en verwerkt in de Verenigde Staten.

Dergelijke doorgiften moeten plaatsvinden op basis van een geldig doorgiftemechanisme volgens de AVG, bijvoorbeeld een toepasselijk adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Mailchimp valt onder de certificering van Intuit binnen het EU-U.S. Data Privacy Framework en voorziet daarnaast in standaardcontractbepalingen in zijn verwerkersovereenkomst.

Ook andere technische dienstverleners kunnen, afhankelijk van de daadwerkelijke systeemconfiguratie, persoonsgegevens buiten de EU/EER verwerken. Eventuele doorgiften moeten voldoen aan de vereisten van de AVG.

Voor meer informatie over de toegepaste doorgiftegrondslagen en beschermingsmaatregelen kunt u contact met ons opnemen via info@poda.com.

10. Bewaren en verwijderen van persoonsgegevens

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn deze langer te bewaren.

Bestel- en klantgegevens

Bestelgeschiedenis en relevante klantgegevens worden in beginsel vijf jaar bewaard, tenzij bijzondere omstandigheden of wettelijke voorschriften een andere bewaartermijn vereisen.

Boekhoudkundige gegevens worden bewaard overeenkomstig de toepasselijke wettelijke bewaarplichten. In Denemarken geldt in beginsel een bewaartermijn van vijf jaar na afloop van het betreffende boekjaar.

Indien andere nationale bewaarplichten van toepassing zijn, houden wij daar rekening mee.

Contactformulier en klantenservice

Gegevens uit algemene contactformulieren en afgehandelde klantenserviceverzoeken worden in beginsel zes maanden bewaard.

Wanneer een verzoek betrekking heeft op een bestelling, klacht, reclamatie of juridisch geschil, kan het noodzakelijk zijn de relevante gegevens langer te bewaren.

Partneraccounts

Wanneer een Poda Partner de partnerovereenkomst beëindigt, wordt de toegang tot het partneraccount gedeactiveerd en verwijderd.

Gegevens die nog noodzakelijk zijn voor de boekhouding, eerdere overeenkomsten of andere wettelijke verplichtingen, kunnen overeenkomstig de toepasselijke regelgeving worden bewaard.

Nieuwsbrieven

Wij bewaren de gegevens van actieve nieuwsbriefabonnees zolang zij zijn aangemeld voor onze nieuwsbrief.

Wanneer u zich afmeldt, stoppen wij met het versturen van nieuwsbrieven en verwijderen wij u uit de actieve verzendlijst.

Wij kunnen beperkte gegevens over eerdere toestemmingen of afmeldingen blijven bewaren wanneer dit noodzakelijk is om de rechtmatigheid van onze marketingactiviteiten aan te tonen of uw afmelding te respecteren.

Cookies en gebruiksanalyse

De bewaartermijnen van de afzonderlijke cookies vindt u in ons cookieoverzicht.

Persoonsgegevens worden verwijderd of geanonimiseerd zodra er geen rechtsgrond meer bestaat om deze langer te bewaren.

11. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u verschillende rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.

Afhankelijk van de wettelijke voorwaarden heeft u de volgende rechten:

Recht op inzage: U kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
Recht op rectificatie: U kunt verzoeken om onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren.
Recht op gegevenswissing: U kunt onder bepaalde voorwaarden verzoeken om uw persoonsgegevens te verwijderen.
Recht op beperking van de verwerking: U kunt onder bepaalde voorwaarden verzoeken om de verwerking van uw gegevens te beperken.
Recht van bezwaar: U kunt onder de wettelijke voorwaarden bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid: U kunt onder bepaalde voorwaarden verzoeken om uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.
Recht om toestemming in te trekken: U kunt uw eerder gegeven toestemming op ieder moment intrekken, zonder dat dit gevolgen heeft voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Wilt u gebruikmaken van een van deze rechten? Neem dan contact met ons op via info@poda.com.

Wij behandelen uw verzoek overeenkomstig de AVG, in beginsel binnen één maand na ontvangst.

12. Bescherming van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies, wijziging en misbruik.

Wij werken voortdurend aan een veilige verwerking van persoonsgegevens in overeenstemming met de geldende privacywetgeving.

13. Recht om een klacht in te dienen

Als u niet tevreden bent over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, kunt u contact met ons opnemen via info@poda.com.

Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit.

In Nederland is dit:

Autoriteit Persoonsgegevens (AP)
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

In Denemarken is de toezichthoudende autoriteit:

Datatilsynet
https://www.datatilsynet.dk

U kunt in beginsel ook een klacht indienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit in het EU/EER-land waar u woont of werkt.

14. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring bijwerken wanneer er veranderingen plaatsvinden in de verwerking van persoonsgegevens, onze systemen of de toepasselijke wetgeving.

De meest recente versie is altijd beschikbaar op webshop.poda.com.